商务礼仪之电子邮件篇

现实环境中，我们在待人处事之间，常会根据对方的言行谈吐、用字遣辞来衡量评估，并推敲其所要传达给我们的讯息。相对地，自己也会因应不同的场合、对象来表现自己的意见与想法。
4 T0 `( T+ M/ S
在使用Email时，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透过文字来传达感受，我们无法看到对方的肢体语言、声调、表情，因此在文字上的表达就更显得重要。通常在撰写寄发Email时，有以下几点需要特别注意的：
0 a/ ^3 J2 R9 @% H* X: }
/ A: P+ K: k6 l( B*.内容简单明了
3 @6 j7 e' A: B9 A. `
* I, d) D! E4 K+ V大多数的人在看邮件时，都不太有耐心，而且也没有太多的时间，所以所要表达的内容，尽量简单扼要、条理分明，避免长篇大论。并善用邮件主旨(Subject)，将主题于主旨内简要说明，最好不要超过15个字，更易让对方一目了然。
( T# T' ^1 \' v# }$ E
9 b3 X7 c; V1 n' j*.语意清楚：
3 @( p; {/ |! g! f1 B1 p
& o5 X2 F9 ?; q写信是一门艺术。所谓戏法人人会变，只是各有巧妙不同。无论如何，字句的段落分明、语意的清楚连贯，避免跳跃性的思考，以免对方产生误解或摸不找头绪。
+ `- K# X0 _: T9 C9 F; r5 n
9 H4 a1 u3 A3 L& ~6 |*.避免情绪化用词：
2 [2 ?7 |7 ?0 ?
$ F2 H7 w" c4 \# }2 }2 Y) K建议在情绪不好时不要写信，此时的语意的表达上可能会较激烈，可能会对双方关系造成伤害。建议等心情较平静的时候，再来写信，可能会比较好点。另外，因为每个人的背景不同，对于文字表达上的认知也会有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
/ R5 @& |, R. _/ }: x1 v6 n: Y6 X
. e- |% ]% r+ _*.适当的引言：
( ?1 |! e9 C, ]+ e7 Y  o% e$ d0 k
, G2 [0 c# P/ H1 Z5 C- A! Q( c在信件往返之间，保留适当的引言，有助于提醒收信人上一次双方谈话的内容。但若引言太多太长的话，则可能会造成对方的困扰。

*.记得署名：
5 q/ k$ d9 n  G* m6 r. P
对不同的收信对象，可能会有不同的署名。但无论如何，在信件最后署名，以表示对对方的尊重。

*.文法/错别字检查：
) @% E8 D; H& C( {& y; M
在邮件寄出前，最好自己从头到尾先检查一遍。有没有文法错误、语意不通或是错别字的地方。尤其是写给上司和客户的邮件，更要特别注意。

以上，是一般我们写信时的大原则，另外还有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特别注意！总之，Email也是给别人的第一印象，若表现的好，可以有加分的效果；若没有把握好，可是会让对方打折扣的喔！
+ p. G& I! D8 Z3 D' s- m& B& B8 w3 L
来源：智邦生活馆